Datenschutzhinweise
Verantwortlicher
Firat Kelebek e. K., Inhaber Firat Kelebek, Margeritenstraße 14, 82515 Wolfratshausen, Deutschland. Kontakt: info@anatoliasource.de, +49 175 8060695.
Verarbeitete Daten
Verarbeitet werden Konto-Kennung und E-Mail aus der ChatGPT-Anmeldung, Unternehmens- und Kontaktdaten, Anschrift, optionale Register- und Steuerangaben, hochgeladene Nachweise, Produktspezifikationen, Angebote, Nachrichten, Status- und Zeitangaben sowie Annahme- und Rechnungsnachweise.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung dient Kontoführung, Unternehmensprüfung, Beschaffungsanfragen, Angebotsvergleich, Vertragsvorbereitung und -durchführung sowie Rechnungsstellung. Rechtsgrundlagen können Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO sein. Es finden keine vollautomatischen Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung statt.
KI-Auslesung von Angeboten
Wenn der KI-Zugang aktiviert ist, können Lieferanten-PDFs zur strukturierten Datenauslesung an die OpenAI API übermittelt werden. Die Inhalte werden als nicht vertrauenswürdige Daten behandelt. Ergebnisse sind Entwürfe, werden mit Unsicherheiten gekennzeichnet und müssen durch die Administration am Original bestätigt werden. Vor Aktivierung sind Auftragsverarbeitung, Speicheroptionen und mögliche Drittlandübermittlungen abschließend zu prüfen.
Easybill und Rechnungsstellung
Nach einer dokumentierten Angebotsannahme kann die Administration einen Rechnungsentwurf an Easybill übermitteln. Dabei werden Kundenstammdaten, Angebotspositionen, Preise, Steuerangaben und Referenzen verarbeitet. Die Rechnung wird nicht automatisch finalisiert. Easybill ist erst nach sicherer Einrichtung des API-Zugangs und datenschutzrechtlicher Prüfung aktiv.
Zugriff und Dienstleister
Kunden sehen eigene Vorgänge. Lieferanten sehen nur zugewiesene, freigegebene EN/TR-Spezifikationen und eigene Angebote. Die Administration verarbeitet Profile, Nachweise und Vorgänge. Die Pilotanwendung läuft über OpenAI Sites mit Cloudflare Workers, D1 und R2; die Anmeldung erfolgt über ChatGPT. Im Anwendungscode sind keine Werbe- oder Analysetracker eingebunden.
Speicherung und Rechte
Nicht mehr erforderliche Daten werden gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Rechnungs- und Geschäftsdaten gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Es bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Beschwerden sind beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht möglich. Eine endgültige Löschmatrix ist vor öffentlichem Betrieb festzulegen.